Das vergangene Jahr war geprägt von Flexibilität und Anpassung angesichts großflächiger Veränderungen. Unternehmen investierten in Tools wie Chats, Content-Management, Terminplanung und mehr, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Dennoch haben Organisationen keinen signifikanten Anstieg der Produktivität verzeichnet. Der Grund dafür ist, dass all diese Tools nicht das leisten, was sie sollen – nämlich Teams bei der Verwaltung und Koordination ihrer Arbeit zu unterstützen. Stattdessen führen sie zu unnötigen Meetings und endlosen Benachrichtigungen, die die Konzentrationsfähigkeit erschöpfen und die wirklich wichtige Arbeit aus dem Blickfeld rücken.
In einem kürzlichen Gespräch mit Computer Weekly teilte Alex Hood, Head of Product bei Asana, mit, wie Asana, Organisationen dabei hilft bei Mitarbeitern Klarheit zu schaffen und ihre Aufmerksamkeit mit ihren Absichten in Einklang zu bringen. Außerdem erklärt er, wie der Einsatz von Asana als einzigartiges Navigationssystem für Informationen, es Teams ermöglicht, ihre Arbeit effektiv zu steuern.
Schauen wir uns das genauer an.
Warum ist Arbeitsmanagement für die Zukunft von Unternehmen wichtig?
Wenn man darüber nachdenkt, konzentrieren sich die Werkzeuge, die Teams zur Arbeit verwenden, oft auf verschiedene Bereiche. Sie sind möglicherweise für eine bestimmte Aufgabe oder Art der Arbeit geeignet. Aber sie funktionieren isoliert und sind nicht gut mit anderen Tools verbunden. Diese Tool-Silos, kombiniert mit dem Anstieg von Arbeitsverteilung, Remote- und Hybrid-Arbeiten, führen dazu, dass Organisationen Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit zu koordinieren. Statt transparenter Zusammenarbeit wird die Arbeit zwischen Einzelpersonen, Teams, Abteilungen und Tools in Stücke gebrochen.
Auf Asana, einer Plattform für Arbeitsmanagement, können Teams nicht nur gemeinsam Tasks zuweisen und erledigen, sondern auch über Kommentare, Status-Updates, Gespräche und Likes kommunizieren. Oder über Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben umfangreich zusammenarbeiten. Integrationen bringen wichtige Informationen aus anderer Software in diesen kollaborativen Raum. Während Kalender oder Zeitpläne zeigen, wer für was verantwortlich ist; wichtige Fristen, Abhängigkeiten und potenzielle Konflikte. Indem sie an einem Ort kollaborieren und arbeiten, können Teams eine natürlichere und intuitivere Art des Arbeitsmanagements schaffen. Eine Methode, die alle Informationen und Tools, die die Mitarbeiter nutzen, zusammenführt. Es schafft Klarheit darüber, was bis wann zu erledigen ist.
Welche Tools haben Mitarbeiter im letzten Jahr verwendet, um ihre Arbeit zu verwalten? Sind dadurch neue Probleme aufgetreten?
Aufgrund der Pandemie haben Teams ihre digitalen Transformationsstrategien beschleunigt. Sie haben in Messaging-Apps oder Videokonferenz-Tools investiert. Aber dies hat sich nicht positiv auf die Produktivität oder das Engagement der Mitarbeiter ausgewirkt. Das liegt daran, dass diese Tools hauptsächlich dazu verwendet werden, persönliche Prozesse zu digitalisieren. Das schafft unnötige Ablenkung um die Arbeit herum, anstatt die Art und Weise, wie wir Arbeit verwalten, neu zu überdenken.
Zum Beispiel, wo wir vielleicht ein fünfminütiges Gespräch mit einem Kollegen an dessen Schreibtisch geführt hätten, führen wir jetzt ein 30-minütiges Videogespräch. Und verlieren zusätzlich Zeit, um es in den Kalender einzutragen. Wir wissen auch, dass Teams nicht einfach mehr Apps brauchen. Laut unserer Forschung nutzen Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich im Durchschnitt 10 Apps pro Tag und wechseln 26 Mal am Tag zwischen ihnen. Anstatt zu dieser Ablenkung beizutragen, brauchen wir mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
Neben dem klaren Anstieg digitaler Tools haben wir auch gesehen, dass hybrides Arbeiten die Notwendigkeit beschleunigt hat, sich aus digitalen Silos zu befreien. Ohne das physisch geteilte Büro ist es noch einfacher für Teams, andere Kollegen sowie die größere Mission aus den Augen zu verlieren. Dies führt nicht nur zu abnehmendem Engagement. Fehlende Transparenz kann auch zu doppelter Arbeit führen. Tatsächlich haben wir in derselben Studie festgestellt, dass doppelte Arbeit den durchschnittlichen britischen Arbeitnehmer 227 Stunden im Jahr kostet.
Dieser Mangel an Klarheit wird durch die Verwendung von veralteten Tools wie Datenblättern/Spreadsheets zur Verfolgung der Arbeit und Ziele verschärft. Da diese Dokumente inkonsistent oder in verschiedenen Formaten aktualisiert werden. Wenn man asynchron oder in einem verteilten Team arbeitet, kann man es sich nicht leisten, nicht zu wissen, wer woran arbeitet und bis wann. Allerdings ist die Antwort nicht mehr Videokonferenzen und Nachrichten – wir müssen grundlegend überdenken, wie wir Arbeit verwalten.
Als Produktleiter bei Asana, wie gehen Sie diese Herausforderungen an und wie unterscheidet sich Asana?
Im Grunde brauchen Teams Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten, um ihre Arbeit effektiv auszuführen. Und alte Tools behindern das. Arbeitsmanagement hebt sich von anderen Lösungen ab, die darauf ausgelegt sind, einzelne Herausforderungen zu bewältigen, wie die Planung und Teilnahme an Videokonferenzen. Hervorragendes Arbeitsmanagement schafft stattdessen Klarheit, indem es Teams über alle Aspekte der Arbeit hinweg in Einklang bringt. Nicht nur für eine einzelne Aufgabe oder Funktion.
„Hervorragendes Arbeitsmanagement schafft Klarheit, indem es Teams über alle Aspekte der Arbeit hinweg in Einklang bringt. Nicht nur für eine einzelne Aufgabe oder Funktion.“
Einige Elemente von Asanas Ansatz versetzen uns in die einzigartige Lage, Unternehmen zu helfen, Klarheit zu schaffen. Und Herausforderungen, wie doppelte Arbeit und Informationsüberflutung, anzugehen. Eine der hervorstechendsten Funktionen ist der Work Graph. Das Work Graph-Datenmodell ist die zugrunde liegende Technologie, die Asana antreibt. Es verbindet alle Informationen aus den Aufgaben, Zielen und Beziehungen, um den Workflow zu personalisieren – so wird man produktiver und effizienter, indem das System versteht, wie die Person am besten arbeitet.
Unsere Plattform verbindet die Mitglieder eines Teams mit ihrem Work Graph-Datenmodell. Alle Arbeitseinheiten, wie Aufgaben, Ziele und Tagesordnungspunkte, sowie die Arbeit, die in anderen Tools stattfindet (Zoom, Google Workspace oder Microsoft Office) werden an einem Ort zusammengeführt. Dies schafft eine einzige verlässliche Informationsquelle über den Fortschritt von Projekten.
Ein Teil der Stärke des Work Graphs liegt darin, dass viele verschiedene Ansichten und Workflows darauf aufgebaut werden können. Im Gegensatz dazu verwenden unsere Wettbewerber ein Container-Modell, bei dem Arbeitseinheiten nur innerhalb einer Ansicht existieren. Wie etwa einem einzigen Kanban-Board. Das funktioniert gut für kleine Projekte. Skaliert aber nicht, um eine ganze Abteilung oder Organisation zu führen, noch adressiert es das Problem der doppelten Arbeit zwischen verschiedenen Projekten und Teams.
Wir erkennen auch, dass Business-Nutzer keine Tools wollen, die langweilig oder kontraintuitiv sind. Wir wollen Nutzer begeistern, die noch nie eine Arbeitsmanagement-Plattform genutzt haben oder an Datenblättern/Spreadsheets gewöhnt sind. Gleichzeitig bieten wir durch administrative Steuerungen wie Datenresidenz in der EU, Integrationen und Sicherheitsfunktionen, die von Unternehmen gefordert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Arbeitsmanagement in großem Maßstab anzubieten – mit der Tiefe an Funktionen, die dies erfordert.
Auf Organisationsebene, wie wirkt sich ein Fokus auf Sichtbarkeit, Prozessoptimierung und organisatorische Klarheit auf das Geschäft aus?
Wie bereits angesprochen, besteht das reale Risiko, dass Organisationen ihre Mitarbeiter mit zu vielen Informationen, zu vielen Apps und zu vielen Meetings überlasten. Insbesondere in einer hybriden Umgebung. All diese Überlastung kann zu einem Mangel an Ausrichtung und zu doppelter Arbeit führen.
Der Fokus auf Sichtbarkeit, Prozessoptimierung und organisatorische Klarheit bedeutet nicht, dass jeder alles wissen muss. Es geht darum, dass die Menschen Zugang dazu haben, wer was bis wann erledigt hat. Wie ihre Arbeit in das größere Bild passt und dass sie die Informationen und Tools haben, die sie brauchen, um diese Arbeit zu erledigen. Auf Organisationsebene bedeutet dies, dass die Menschen mehr Zeit haben, sich auf die wirklich wichtige Arbeit zu konzentrieren. Es bedeutet, dass weniger Zeit für das verloren geht, was wir „Arbeit über Arbeit“ nennen, die in Großbritannien 61 % der Arbeitszeit der Menschen einnimmt.
Welche Tipps haben Sie für Organisationen, die mit Arbeitsmanagement beginnen möchten?
Es gibt eine riesige Bandbreite an Technologien, die darauf abzielen, Unternehmen effizienter oder produktiver zu machen. Es ist wichtig, dass Organisationen Vertrauen in den Nutzen ihrer Investition in Arbeitsmanagement haben. Wir sind überzeugt, dass fast jedes Unternehmen, das sich noch nicht mit Arbeitsmanagement auseinandergesetzt hat, davon profitieren wird, die Abhängigkeit von Tools wie E-Mail oder Spreadsheets zu reduzieren. Sowie neue Wege zu entdecken, um Arbeit zu managen, die auf die Schaffung von Klarheit, Ausrichtung und Engagement abzielen.
Mein Rat lautet: Wenn Menschen interessiert sind, sollten sie Arbeitsmanagement mit einem Team ausprobieren und sehen, wie sie die Arbeit effektiver koordinieren können. Wenn man Arbeitsmanagement auf den Weg gebracht hat und (hoffentlich) die Vorteile gesehen hat, ist das Schöne daran, dass das nur der Anfang ist. Je mehr Arbeit eines Teams und einer Organisation mit einer Plattform für Arbeitsmanagement wie Asana orchestriert wird, desto mehr Vorteile wird man freischalten können.
Im Original erschienen bei: Asana Blog Posts