Was ist funktionsübergreifende Arbeit?
Funktionsübergreifende Arbeit ist die Arbeit, die sich über verschiedene Teams oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erstreckt. Die meisten Unternehmen organisieren ihre Teams nach der Art der Arbeit, die sie verrichten (z. B. Marketing, Vertrieb oder Entwicklung). Diese werden als funktionale Teams bezeichnet. Aber die wichtigste Arbeit wird nicht innerhalb eines einzigen Teams erledigt; sie findet in verschiedenen Teams und Abteilungen statt. Die Arbeit, die Sie über mehrere Abteilungen hinweg erledigen, wird als funktionsübergreifende Arbeit bezeichnet.
Was ist der Unterschied zwischen funktionsübergreifenden Teams und funktionsübergreifender Arbeit?
Funktionsübergreifende Teams und funktionsübergreifende Arbeit sind verwandte Konzepte. Funktionsübergreifende Teams sind Menschen aus verschiedenen Abteilungen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dabei kann es sich um ein sogenanntes Tiger Team handeln, das sich aus designierten Vertretern verschiedener Abteilungen zusammensetzt, oder um zwei größere Teams, die gemeinsam an einem zeitlich begrenzten Projekt arbeiten. Unter funktionsübergreifender Arbeit versteht man die täglichen Aktivitäten, die funktionsübergreifende Teams durchführen, um ihre Ziele zu erreichen.
Häufige Herausforderungen bei funktionsübergreifender Zusammenarbeit
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit bietet zwar Vorteile, kann aber auch eine Herausforderung sein. Im Folgenden finden Sie einige Probleme, auf die Sie bei funktionsübergreifender Arbeit stoßen könnten, und mögliche Lösungen für sie.
Mangelhafte Kommunikation
Funktionsübergreifendes Arbeiten bedeutet, dass Ihr Team ständig mit anderen Teams kommunizieren muss. Da Teams dazu neigen, ihre eigene Sprache zu sprechen und auf jeweils eigene Weise zu arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, mit Menschen außerhalb des eigenen Teams zu kommunizieren.
Lösung: Legen Sie bereits zu Beginn des Planungsprozesses eine gemeinsame Sprache und gemeinsame Ziele fest, damit alle auf einer Wellenlänge sind. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, sodass jeder weiß, wie Informationen weitergegeben werden, und legen Sie ihn an einem für alle zugänglichen Ort ab, damit er jederzeit verfügbar ist.
Kein zentraler Ort zur Dokumentation der Arbeit
Teams arbeiten mit vielen verschiedenen Dokumenten, Dateien und Messaging-Plattformen. Wenn Ihr Team keinen zentralen Speicherort hat, an dem es endgültige Entscheidungen und kontextbezogene Informationen ablegt, verschwendet es wahrscheinlich Zeit mit der Suche nach Informationen. Einfache Missverständnisse, nicht übereinstimmende Dokumentversionen und unnötige Statusaktualisierungen sind allesamt Probleme, die auftreten, wenn es keinen zentralen Ort gibt, an dem ein funktionsübergreifendes Team Informationen finden kann.
Lösung: Richten Sie einen zentralen Anlaufpunkt ein, an dem alle Informationen zu einem bestimmten Projekt gesammelt werden. Mit einer Work-Management-Plattform wie Asana können Sie ein Dokumentensystem aufbauen, auf das jeder in Ihrem Team Zugriff hat. Eine zentrale Informationsquelle hilft dabei, die Organisation der Teams zu verbessern, einen Ort für die Kommunikation über ein bestimmtes Projekt zu schaffen und die wichtigsten Entscheidungen zu dokumentieren.
Teams mit unterschiedlichen Prioritäten
Verschiedene Teams haben unterschiedliche Fähigkeiten, Ziele und Prioritäten. Das macht die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Partnern natürlich schwierig, denn jedes Team verfolgt seine eigenen Prioritäten. Unabhängig davon, wie viele funktionsübergreifende Partner an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig, ein gemeinsames Ziel festzulegen, auf das sich alle einigen können. Wenn es kein zentrales Ziel gibt, werden sich die Teams häufig auf das konzentrieren, was für sie selbst von Vorteil ist.
Lösung: Verknüpfen Sie die Arbeit Ihres funktionsübergreifenden Teams mit übergeordneten Unternehmenszielen. Bringen Sie funktionsübergreifende Teams auf eine Linie, indem Sie klar aufzeigen, wie ihre Arbeit mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängt und in das Gesamtbild passt. Es ist wichtig, nicht nur zu verstehen, wie sich die Arbeit auf die Ziele auswirkt, sondern dies auch zu visualisieren. Wenn jeder in Echtzeit sehen kann, welchen Beitrag seine Arbeit zu den Unternehmenszielen leistet, ist sichergestellt, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.
Mangelnde Konfliktlösung
Die Arbeit in einem funktionsübergreifenden Team bedeutet, dass Sie möglicherweise mit jemandem zusammenarbeiten, den Sie nicht näher kennen. Effektive Kommunikation ist wichtig, aber manchmal passen die Kommunikationsstile einfach nicht zueinander. Das kann zu Konflikten und Problemen innerhalb eines Teams führen – und wenn Sie keine Lösung dafür haben, kann die funktionsübergreifende Arbeit darunter leiden.
Lösung: Die Lösung von Problemen in einer großen Gruppe kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn es keinen Hauptverantwortlichen gibt. Deswegen kann es hilfreich sein, einen Projektleiter zu bestimmen, der die Entscheidungsfindung und Konfliktlösung unterstützt, um Konflikte zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf der Arbeit zu gewährleisten.
Best Practices für eine effektive funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Sie möchten funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern? Hier finden Sie einige Best Practices, die Sie umsetzen können.
- Weisen Sie den Mitarbeitern klare Rollen zu. Manchmal bestehen funktionsübergreifende Teams nur aus Teammitgliedern der gleichen Ebene, sodass nicht klar ist, wer das Team leitet. Verwenden Sie ein RACI-Diagramm, damit jeder weiß, welche Rolle er innerhalb der jeweiligen Gruppe hat, und halten Sie sich daran.
- Setzen Sie überschaubare Projektziele (keine Teamziele). Effiziente funktionsübergreifende Teams setzen sich Ziele für einzelne Projekte. So weiß jedes Teammitglied, welches konkrete Ziel Sie alle erreichen wollen. Verwenden Sie Zielsetzungstechniken wie SMART-Ziele oder OKRs, um realistische Ziele für Ihr Team zu erstellen. Gute Zielsetzungsmethoden geben Teamleitern die Möglichkeit, genaue Maßnahmenpläne zu erstellen, um diese Ziele zu erreichen.
- Legen Sie klare Kommunikationsabläufe fest. Die Festlegung klarer Prozesse für die Kommunikation Ihres funktionsübergreifenden Teams verhindert Ineffizienzen und unnötiges Hin und Her. Mit einem zentralen Kommunikationsort kann Ihr Team die Suche nach notwendigen Informationen minimieren, sodass es sich auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren kann. Wenn Sie mit funktionsübergreifenden Beteiligten zusammenarbeiten, sollten Sie bereits zu Beginn des Projektplanungsprozesses einen Kommunikationsplan aufstellen.
- Gewähren Sie wichtigen Beteiligten Einblick. Wenn Sie wichtigen Beteiligten Einblick in das Projekt geben, können Sie die Anzahl der Statusaktualisierungen und anderer Mitteilungen über den Projektfortschritt minimieren. Dabei können Beteiligte die Strategie anpassen oder die Arbeiten laufend überwachen. Teams können flexibel bleiben und ihre Strategie bei Bedarf anpassen, weil sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen können.
Funktionsübergreifende Arbeit ist die Grundlage komplexer Projekte
Effiziente funktionsübergreifende Arbeit ist für wichtige und anspruchsvolle Projekte unerlässlich. Damit Unternehmen schnell und effektiv arbeiten, müssen die Teams auf einfache Weise miteinander zusammenarbeiten können. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist aufwendig, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, gute funktionsübergreifende Prozesse einzurichten, können alle Beteiligten besser arbeiten.
im Original von SARAH LAOYAN , Funktionsübergreifende Arbeit: Das Geheimnis der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz [2022] • Asana