Nach einigen Monaten im Early Access hat Asana nun ein neues Feature veröffentlicht, das wir bereits in zahlreichen Kundenprojekten erfolgreich einsetzen durften: Script Actions.
Script Actions erweitern den Regeleditor in Asana um die Aktion “Skript ausführen”, mit der nun auch eigener Code in Regeln eingebettet werden kann. Dadurch lassen sich Automationen realisieren, die bisher ohne externe Tools nicht umsetzbar waren.
Die Funktion ist ab sofort für Nutzer des Enterprise und Enterprise+ Plans verfügbar.
In diesem Artikel zeigen wir euch, was Script Actions genau sind, wofür ihr sie nutzen könnt und worauf ihr achten solltet.
Was sind Script Actions?
Wie bereits erwähnt, erweitern Script Actions den Regeleditor in Asana um eine weitere Aktion. Während wir bisher mit einer begrenzten Auswahl vordefinierter Aktionen wie “In Abschnitt verschieben” oder “Zu Projekt hinzufügen” zurechtkommen mussten, können wir mit der Aktion “Skript ausführen” nun eigene Automationen auf Basis von JavaScript (Node.js) entwickeln.
Mit unserem Skript interagieren wir dabei mit der Asana API, um Objekte wie Aufgaben, Projekte, Portfolios oder Ziele zu erstellen oder zu bearbeiten.
Wie vielseitig sich Script Actions einsetzen lassen, zeigen wir euch im nächsten Abschnitt anhand konkreter Anwendungsbeispiele.
Anwendungsbeispiele
Die Anwendungsfälle für Script Actions sind zahlreich. Immer dann, wenn wir einen Prozessschritt in Asana automatisieren wollen und es im Regeleditor nicht die passende Bedingung oder Aktion gibt, lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten von Script Actions.
Hier ein kleiner Auszug an Automationen, die wir in den letzten Monaten in Kundenprojekten erfolgreich umgesetzt haben:
- Füge einen Kommentar zu einer Hauptaufgabe hinzu, sobald eine zugehörige Unteraufgabe bearbeitet wird.
- Vererbe die Feldwerte einer Hauptaufgabe an alle zugehörigen Unteraufgaben.
- Verschiebe eine Hauptaufgabe in einen bestimmten Abschnitt, wenn eine zugehörige Genehmigungsaufgabe als “Genehmigt” markiert wurde.
- Verschiebe eine Hauptaufgabe in einen bestimmten Abschnitt, wenn eine zugehörige Genehmigungsaufgabe als “Abgelehnt” markiert wurde.
- Vererbe den Verantwortlichen einer Aufgabe an weitere Aufgaben mit einem bestimmten Wert.
- Erstelle eine Aufgabe in einem anderen Projekt und füge die aktuelle Aufgabe als Unteraufgabe hinzu.
- Lösche alle zugehörigen Unteraufgaben einer Aufgabe, wenn ein bestimmter Feldwert ausgewählt wird.
- Aktualisiere den Fortschritt eines Ziels, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird.
- Aktualisiere einen Feldwert für das Projekt in einem Portfolio, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird.
Wenn ihr eine Idee habt und prüfen möchtet, ob sie sich mit einer Script Action umsetzen lässt, lohnt sich ein Blick in die Asana API Dokumentation. In den meisten Fällen findet sich der passende Endpunkt – und die Umsetzung ist einfacher, als man zunächst denkt.
Oder meldet euch gerne direkt bei uns – wir helfen euch, eure Ideen mit Script Actions zum Leben zu erwecken.
Einschränkungen
So vielseitig Script Actions auch sind, gibt es zum aktuellen Zeitpunkt einige Einschränkungen, die bei der Nutzung beachtet werden sollten.
Derzeit lassen sich Skripte noch nicht in Projektvorlagen oder Bundles verwenden. Das bedeutet, dass ein Skript manuell in jedem Projekt hinzugefügt werden muss. Wir sind jedoch zuversichtlich, dass Asana hier nachbessert und die Nutzung von Script Actions in Vorlagen und Bundles künftig möglich sein wird – insbesondere, um Automationen unternehmensweit auszurollen.
Außerdem kann ein Skript aktuell nur mit der Asana API interagieren. Aufrufe von externen API-Endpunkten anderer Anwendungen sind derzeit noch nicht möglich. Auch hier hält Asana die Tür für zukünftige Erweiterungen offen.
Wer Anregungen oder Wünsche hat, kann diese über ein offizielles Feedback-Formular direkt an Asana weitergeben. Wir sind optimistisch, dass wir in den kommenden Monaten spannende Weiterentwicklungen rund um Script Actions sehen werden.
Script Actions vs AI Studio
Mit dem Release von Asana AI Studio eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten, Regeln in Asana mit künstlicher Intelligenz zu erweitern. Da stellt sich schnell die Frage: Brauchen wir dann überhaupt noch Script Actions?
Unsere klare Antwort: Auf jeden Fall! In vielen Fällen geht es nicht darum, Entscheidungen zu treffen oder Texte zu generieren, sondern einfach strukturierte, präzise Abläufe abzubilden. Genau hier spielen Script Actions ihre Stärken aus: sie sind effizient, zuverlässig und perfekt für definierte Automationen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil: KI-gestützte Regeln verbrauchen sogenannte Credits, die nur begrenzt enthalten sind oder kostenpflichtig hinzugebucht werden müssen. Script Actions hingegen sind unabhängig von Credits und können beliebig oft genutzt werden – ideal, um skalierbare Automationen unternehmensweit aufzubauen.
Fazit
Zum aktuellen Zeitpunkt können Script Actions ausschließlich mit der Asana API interagieren. Sollte Asana künftig auch externe API-Endpunkte unterstützen, wären der Automatisierung von Prozessen und der Integration verschiedener Softwarelösungen kaum noch Grenzen gesetzt.
Wenn ihr in euren Prozessen eine Automation benötigt, die sich mit den Standardaktionen im Regeleditor nicht abbilden lässt, bieten Script Actions eine leistungsstarke Alternative.
Ihr habt eine konkrete Idee oder braucht Unterstützung bei der Umsetzung? Dann kontaktiert uns gerne – wir helfen euch dabei, individuelle Script Actions für eure Anforderungen zu entwickeln.
