Suchen Sie nach Möglichkeiten, unnötigen Arbeitsaufwand zu vermeiden und gleichzeitig die Effizienz Ihres Teams zu verbessern? Automatisierung könnte hier die Lösung sein. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben spart dem Team Zeit und kann sogar dazu beitragen, kleine Fehler im Arbeitsalltag zu vermeiden. Und in Sachen Effizienz gibt es nichts Besseres, als endlich wieder mehr Zeit zu haben.
In diesem Artikel gehen wir auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein und erläutern den Begriff, die Vorteile der Implementierung eines eigenen Systems und Beispiele für gängige Aufgaben, die Sie automatisieren können.
Was versteht man unter Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Kurz gesagt: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) ist der Einsatz von technologiegestützter Automatisierung zur Erledigung wiederkehrender Aufgaben in einem Unternehmen, bei denen manuelle Arbeit ersetzt werden kann. Das mag zwar kompliziert klingen, doch handelt es sich dabei um die Übertragung von Aufgaben an ein Tool anstelle eines Teammitglieds. Der eigentliche Trick besteht darin, das Tool so zu implementieren, dass es den Anforderungen des Unternehmens optimal gerecht wird.
Im Bereich der Automatisierung gibt es viele verschiedene Methoden. Vom Geschäftsprozessmanagement bis hin zur Automatisierung von Roboterprozessen – es ist wichtig, dass Sie die gängigen Begriffe zu unterscheiden wissen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) vs. Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Geschäftsprozessautomatisierung wird oft mit Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) verwechselt – und das aus gutem Grund. Denn Geschäftsprozessmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene Automatisierungstechniken.
Unter BPM versteht man die Disziplin, in der Menschen verschiedene Methoden anwenden, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern, zu optimieren und zu automatisieren. Somit ist BPA nur ein kleiner Teil von BPM.
Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) vs. Automatisierung von Roboterprozessen (RPA)
Auch wenn die beiden Begriffe ähnlich sind, gibt es doch einige Unterschiede. Während BPM ein ganzheitlicher Ansatz ist, der technologiegestützte Automatisierung nutzt, ist RPA (Robotic Process Automation, RPA) ein spezifischer Ansatz, der Software-Roboter und künstliche Intelligenz einsetzt.
Per Definition ist RPA eine Form der Geschäftsprozessautomatisierung, die auf metaphorischen Software-Robotern oder auf künstlicher Intelligenz basiert.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Jetzt kommt der spannende Teil. Welche Prozesse können Sie automatisieren? Eigentlich gibt es eine unendliche Anzahl von Aufgaben, die sich automatisieren lassen. Der knifflige Teil besteht darin, genau zu wissen, wie das geht.
Am besten fangen Sie mit einfachen Aufgaben an und arbeiten sich langsam an komplexere Automatisierungsprozesse heran. Zu den gängigen Aufgaben, die Unternehmen automatisieren, gehören Projektleistungen, Dateneingabe, Verkaufsaufträge und sogar die Gehaltsabrechnung – all das kann Zeit und Kosten für Ihr Team sparen.
Ihre Möglichkeiten hängen von den Tools und der Software ab, die Sie bereits einsetzen. Daher sollten Sie sich zunächst über die zur Verfügung stehenden Funktionen informieren, bevor Sie zu tief in die Automatisierung einsteigen. Wenn Sie noch keine Tools einsetzen, sollten Sie herausfinden, ob eine Workflow-Management-Software für Sie geeignet ist.
Hier einige der gängigsten Aufgaben, bei denen Sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen einsetzen können.
Projektaufgaben
Bei den meisten Projekten, an denen Sie mitwirken, gibt es eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen – sogenannte Abhängigkeiten. Während einige Teams die Automatisierung nutzen, um bessere To-do-Listen zu erstellen, bevorzugen andere Teams Methoden wie Kanban-Boards oder Gantt-Chart-ähnliche Zeitleisten. Unabhängig davon, welche Methode Sie bevorzugen, kann die Automatisierung bei der Erstellung dieser Aufgaben und in einigen Fällen sogar bei deren Abschluss helfen.
Sie können die Automatisierung von Projektaufgaben folgendermaßen nutzen:
- Aufgaben in das richtige Projekt verschieben
- Aufgaben dem entsprechenden Teamkollegen zuweisen
- Beteiligte über Projektabhängigkeiten benachrichtigen
- Fälligkeitsdaten festlegen und verschieben
- Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt abgeben
Durch die Automatisierung von Routinearbeiten wie der Verwaltung von Projektaufgaben können Sie Teammitgliedern automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten einfach verschieben und Beteiligte über Änderungen informieren.
Kommunikation
Die Automatisierung von Kommunikationsabläufen ist eine weitere Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. Von Projekterinnerungen bis hin zu wöchentlichen Team-Updates – diese kleinen (aber zeitaufwändigen) Aufgaben können ein wichtiger erster Schritt zur Schaffung eines intelligenteren Geschäftsprozesses sein.
Sie können die Automatisierung der Kommunikationsabläufe folgendermaßen nutzen:
- Projekterinnerungen versenden
- Status-Aktualisierungen für Teams
- Meetingprotokolle für Teammitglieder
- Kundenorientierte Mitteilungen versenden
- E-Mail-Serien an neue Kunden versenden
Anhand der obigen Beispiele wird deutlich, dass es eine breite Palette von Möglichkeiten zur Automatisierung der Kommunikationsabläufe gibt. Jede dieser Möglichkeiten kann sowohl bei internen als auch externen Aktualisierungen und beim Kundensupport helfen.
Dateneingabe
Die meisten Unternehmen setzen auf Automatisierung, um die Dateneingabe zu vereinfachen. Es handelt sich dabei um eine mühsame Arbeit, die zudem sehr zeitaufwändig ist. Die Dateneingabe ist eine sich wiederholende Tätigkeit, die in der Regel monatlich oder wöchentlich erledigt werden muss.
Sie können die Automatisierung der Dateneingabe folgendermaßen nutzen:
- Doppelte Dateneingabe vermeiden
- Formulare importieren
- Dateninkonsistenzen melden und vermeiden
- Daten an die entsprechenden Beteiligten weiterleiten
- Kundeninformationen speichern
Abgesehen von diesen Funktionen kann die automatisierte Dateneingabe, die andernfalls manuell erfolgen würde, zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
Kundenaufträge
Wenn das richtige CRM-System vorhanden ist, kann die Automatisierung bei der Erfassung und Weiterleitung von Kundenauftragsdaten helfen. Dies kann aus einer Reihe von Gründen hilfreich sein, wie etwa bei der Betreuung von Kunden und der Personalisierung von Marketingkampagnen.
Sie können die Automatisierung für Kundenaufträge wie folgt nutzen:
- Kunden bedienen
- Marketingkampagnen personalisieren
- Den Produkterfolg vorhersagen
- Markttrends verfolgen
Diese Fähigkeiten verschaffen Ihrem Team nicht nur mehr Zeit, sondern können Ihrem Unternehmen auch helfen, sich auf dem Markt zu behaupten und bei künftigen Wachstumsstrategien unterstützen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist eine notwendige Aufgabe in jedem Unternehmen. Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer noch manuell durchführt, verspielt die Vorteile einer Automatisierung des Prozesses. Ähnlich wie bei anderen Geschäftsprozessen, die wir oben beschrieben haben, kann die Automatisierung Fehler vermeiden, schnellere Verfahren schaffen und Sie davor bewahren, stundenlang im Büro zu sitzen.
Sie können die Automatisierung der Gehaltsabrechnung folgendermaßen nutzen:
- Gehaltsabrechnung vorlegen
- Berichte zur Gehaltsabrechnung erstellen
- Gehaltsabrechnung für Teammitglieder bereitstellen
- Arbeitsstunden für bezahlten Urlaub anpassen
- Arbeitnehmer bei der Steuererklärung unterstützen
- Änderungen an den Leistungen vornehmen, um Mitarbeitervorteile zu ermöglichen
Zu den Aufgaben, die Sie unbedingt automatisieren sollten, gehört die Gehaltsabrechnung, denn damit können Sie Ihrem Team viel Arbeit ersparen.
Lead-Pflege
Ein weiterer Prozess, den Sie mit der richtigen Technologie leicht automatisieren können, ist die Lead-Pflege. Dies kann in Form von E-Mail-Programmen durch eine Begrüßungs- oder Reaktivierungs-E-Mail-Reihe oder von Content-Promotion wie gezielten Anzeigen geschehen.
Sie können die Automatisierung der Lead-Pflege folgendermaßen nutzen:
- Kampagnen-Workflows erstellen
- Potenziellen Kunden relevante Inhalte zukommen lassen
- E-Mails zur Pflege von Kundenkontakten versenden
- Personalisierte Lead-Daten speichern
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die automatisierte Lead-Pflege zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Achten Sie jedoch darauf, die Kampagnen anhand von Key Performance Indicators (KPIs) kontinuierlich zu verbessern. Eine Kampagne einzurichten und sie dann zu vergessen, ist das Schlimmste, was Sie tun können. Achten Sie also darauf, dass Sie anhand der bisherigen Leistung weiter wachsen.
Beispiele zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Da Sie nun einige der am häufigsten zu automatisierenden Aufgaben kennen, wollen wir uns ein konkretes Beispiel für BPA in der Praxis ansehen. Ein guter Plan berücksichtigt sowohl die Kunden als auch das Kundenerlebnis.
Hier einige Beispiele, die zeigen, wie Sie die Automatisierung zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Beispiel 1: Automatisierung von Projektaufgaben
Szenario: Sie arbeiten gerade an einem neuen Projekt und stellen fest, dass eine Aufgabe noch nicht erledigt ist. Sie wenden sich an das Teammitglied, um den Status der Aufgabe zu erfragen, und erfahren, dass die Aufgabe zwar erledigt ist, jedoch vergessen wurde, die entsprechende Abhängigkeit aufzuheben. Deshalb sind jetzt mehrere Unterabhängigkeiten überfällig.
Lösung: Mithilfe der Automatisierung lassen sich Aufgabenerinnerungen einrichten, wenn Fälligkeitstermine näher rücken, ohne dass Sie eingreifen müssen. So hätten Sie von vornherein verhindert, dass Aufgaben das Fälligkeitsdatum überschreiten. Zudem hätten Sie die Zeit eingespart, die Sie und der Beteiligte damit verbrachten, das Problem zu klären.
Beispiel 2: Automatisierung der Teamkommunikation
Szenario: Der Bereichsleiter bittet Sie, ihn in die Einführung des neuen Produkts einzubeziehen, damit er auf dem Laufenden bleibt. Sie planen eine Teambesprechung, um den Projektstrukturplan mit den beteiligten Personen durchzugehen. Sie sehen im Kalender des Bereichsleiters nach, doch er ist zu keinem der Termine verfügbar, die das übrige Team angesetzt hat.
Lösung: Dank der Automatisierung können Sie ganz einfach Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen, um diese über Projektänderungen und anstehende Fälligkeitstermine auf dem Laufenden zu halten. Sie werden nicht nur automatisch benachrichtigt, sondern können auch ihre eigenen Benachrichtigungspräferenzen so anpassen, dass sie mit den für sie wichtigsten Arbeitsabläufen übereinstimmen.
Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Voraussetzung für die Einrichtung eines effektiven Geschäftsprozesses ist die richtige Automatisierungssoftware. Ein gutes Tool sollte die Möglichkeit bieten, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen, rasch Ergebnisse zu liefern und bei Bedarf problemlos Änderungen vorzunehmen.
Natürlich gibt es zahlreiche Funktionen, die die technologische Intelligenz Ihres Unternehmens verbessern können, wobei einige davon besonders hervorstechen.
Ihr Tool sollte Folgendes können:
- Arbeitsabläufe optimieren
- Arbeit visualisieren
- Daten sichern
- Eine einfache Benutzeroberfläche bieten
- Prioritäten und Termine festlegen
- Benutzerdefinierte Schritte erstellen
- Unnötigen Aufwand verringern
All diese Funktionen erleichtern nicht nur die Erstellung zuverlässiger Arbeitsabläufe, sondern verringern auch Engpässe. Auch wenn sie im Moment noch gering erscheinen, häufen sie sich doch mit der Zeit an und führen zu Effizienzproblemen. Zum Glück sind Sie mit der richtigen BPA-Software und der Automatisierungstechnologie bestens gerüstet.
Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Vermutlich fragen Sie sich, warum die Automatisierung so wichtig ist, um sie überhaupt einzuführen. Das ist eine berechtigte Frage, die bereits zu Beginn Ihrer Recherchen geklärt werden sollte.
BPA bietet diese und weitere Vorteile:
- Mehr Effizienz
- Prozessoptimierung
- Standardisierte Abläufe
BPA bietet nicht nur diese Vorteile, sondern kann das Unternehmen durch die Planung von Unternehmensressourcen (Enterprise Resource Planning, ERP) und die Nutzung verschiedener Programmierschnittstellen (APIs) zu einer höheren Business Intelligence führen. Beides sind Systeme für die digitale Transformation, die dazu beitragen können, die Arbeitsabläufe im Team zu automatisieren.
Betrachten wir nun die wichtigsten Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen genauer.
Mehr Effizienz
Einer der größten Vorteile von BPA ist, dass es die Effizienz steigert und Ihrem Team die Zeit gibt, die es braucht, um optimal arbeiten zu können. So können Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden, indem Sie beispielsweise eine tägliche Erinnerung an die Tagesordnung für die Projektbeteiligten automatisieren.
Dadurch wird nicht nur die Produktivität verbessert, sondern die zusätzliche freie Zeit kann auch zu einer höheren Qualität der Arbeit beitragen. Das ist ein echter Gewinn für alle.
Prozessoptimierung
Geschäftsabläufe sind sowohl für große als auch für kleine Unternehmen nicht immer einfach. Das liegt daran, dass es so viele verschiedene Prozesse gibt. Von der Planung und Budgetierung über die Personalverwaltung bis hin zur Einarbeitung von Mitarbeitern gibt es zahlreiche sich wiederholende Aufgaben, die hinter den Kulissen fast jedes Unternehmens ablaufen.
Mit BPA können Sie Ihre Prozesse mithilfe von maschinellem Lernen automatisieren, um so die Erfahrung von Mitarbeitern und Kunden zu verbessern.
Standardisierte Abläufe
Neben der Optimierung von Aufgaben innerhalb des Geschäftsbetriebs kann BPA dem Team helfen, betriebliche Prozesse zu standardisieren. Hierzu lassen sich die Weiterleitung von Informationen an die Beteiligten sowie eine Reihe weiterer automatisierter Prozesse automatisieren.
Wichtig ist hierbei, dass alle innerbetrieblichen Abläufe einheitlich sind. Dadurch werden Fehler und unnötiger Arbeitsaufwand auf ein Minimum reduziert und die Unternehmensausrichtung verbessert.
Arbeitsabläufe durch Geschäftsautomatisierung optimieren
Der Schlüssel zur Schaffung eines effizienteren Teams liegt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Vom Aufspüren von Ineffizienzen bis hin zur Vermeidung von Fehlern – alles beginnt mit der Automatisierung. Sie kann alles verbessern, von Ihrem Einarbeitungsprozess bis hin zur Kundenzufriedenheit.
im Original von Team Asana, Automatisierung von Geschäftsprozessen: Wie Sie unnötigen Aufwand beseitigen [2021] • Asana